Datensicherung anlegen


Eine Datensicherung sollten Sie immer anlegen, nachdem Sie viele neue Daten eingegeben haben, vor jeder Updateinstallation, vor einem Halbjahrswechsel, vor dem Einlesen von fremden Daten und vor allen größeren Änderungen.

 

1. Möglichkeit

RGS Schulzeugnis besitzt eine eingebaute Datensicherungsfunktion.

Über den Menüpunkt Datei>Datensicherung>Sichern können Sie eine Sicherungsdatei (Dateiendung *.zip oder  *.rgz in älteren Versionen) anlegen. Diese enthält eine Kopie der kompletten Schuldatenbank mit sämtlichen Schülerdaten und Zeugnissen aller Klassen und aller Schuljahre. Diese Datei können Sie als zusätzliche Sicherung auf eine andere Festplatte oder einen USB-Stick speichern.

Bei Problemen können Sie über die Funktion Datei>Datensicherung>Wiederherstellen die Daten aus einer solchen Sicherungsdatei wiederherstellen. Sie erhalten danach exakt den Datenbestand, der zum Zeitpunkt der Sicherung vorhanden war. (alle danach eingetragenen Daten sind verloren)

Datensicherung wiederherstellen

Nach dem Wiederherstellen, sollte die gesicherte Datenbank wieder unter "Datei>Schule auswählen" erscheinen und sich dort wie gewohnt öffnen lassen.

Beim jedem Programmende erinnert das Programm an eine Datensicherung. Zum Speichern schlägt es dabei zunächst einen Ordner mit dem Namen "Backup" innerhalb des Datenordners auf der eigenen Festplatte vor. Eine solche Sicherung ist schnell durchgeführt und besser als keine Sicherung. Falls jedoch die Festplatte ausfällt oder der komplette Computer aus dem Schulbüro geklaut wird, hilft diese auch nicht mehr. Besser ist immer eine zusätzliche Sicherung auf einem anderen Datenträger.
(Die automatische Erinnerung lässt sich in den Programmeinstellungen abschalten)

Bei Sicherung auf USB-Sticks muss beachtet werden, dass diese unter Windows vor dem Herausziehen unbedingt ordnungsgemäß deaktiviert werden. Wird dies vergessen, können Datenverluste auftreten, obwohl die Datensicherung vollständig abgeschlossen erscheint.

Die Datensicherungsfunktion stellt immer genau den gesicherten Zustand wieder her und ist nur zur Sicherung der eigenen Daten am eigenen Computer gedacht. Verwenden Sie die Funktion Wiederherstellen niemals, wenn Sie Schülerdaten einzelner Klassen auf anderen Rechnern zusammenfügen möchten. Für diesen Zweck ist die Datenaustauschfunktion (Aktentaschensymbol) vorgesehen.

Beispiel: Die Datenbank auf dem Schulrechner enthält hunderte von Zeugnissen aller Klassen der letzen Jahre, auf dem Privatrechner befinden sich nur 18 Zeugnisse der eigenen Klasse des aktuellen Halbjahrs. Wenn Sie jetzt am Privatrechner über Sichern eine Sicherungsdatei (*.zip) anlegen und diese am Schulrechner über Wiederherstellen einlesen, erhalten Sie anschließend am Schulrechner exakt den Zustand, der beim Ausführen der Sicherung vorhanden war (die eigenen 18 Zeugnisse, alle anderen sind weg)

 

2. Möglichkeit

Das Programm speichert die eigenen Daten auf der Festplatte in einem eigenen "Datenordner". Über den Menüpunkt "Datei>Datensicherung>Speichern" können Sie den genauen Ort dieses Datenordners ablesen oder ändern.

Durch Klick auf "Datei>Datensicherung>Speichern>Datenordner öffnen" können Sie den Ordner direkt im Windows-Explorer aufrufen.

Innerhalb des Datenordners gibt es einen Unterordner mit dem Schulnamen, der alle eigenen Daten enthält.

Wenn Sie diesen Ordner mit allen enthaltenen Dateien von Hand auf einen anderen Datenträger kopieren, haben Sie eine vollständige Datensicherung, die Sie bei Bedarf wieder zurückkopieren oder auf einen neuen Rechner übertragen können.

 

zusätzliche Hinweise